O outsourcing de impressão começa com um detalhado levantamento do parque de impressões. É medido o custo real e atual por equipamento, a manutenção, o desperdício de tempo e outros recursos que norteiam desde o suprimento até o papel. Máquinas com vários anos de uso, tecnologias ultrapassadas e baixa produtividade devem ser substituídas, com aumento de eficiência e qualidade, tempo de impressão e espaços físicos menores.